Cómo implementar CRM en una Empresa paso a paso

Si te has decidido a dar el paso e implementar un CRM en tu empresa puede ser por dos razones. Bien porque has detectado fallos en tu sistema y precisan de mejoras, o simplemente porque quieres que tu negocio crezca de manera exponencial mejorando los procesos internos y externos.

Desde Isvisoft te recomendamos que te embarques en esta fascinante aventura de cambio y mejora, de la mano de expertos en diseño y desarrollo de software. Ya que son procesos largos donde la implicación de ambas partes tiene que ser al 100%.

Nuestro equipo siempre ha destacado, además de por sus amplios conocimientos en el sector, por su nivel de implicación en cada uno de los proyectos.

Porque para nosotros, vuestras necesidades son las nuestras.

Ahora bien, te estarás preguntando ¿cómo se hace todo esto?

La mejor opción es implantar un CRM personalizado que dé respuesta a cada una de tus problemáticas y acciones a ejecutar. Donde tú decides qué módulos tienen que estar presentes y cuáles no, consiguiendo una productividad mayor y reducir las pérdidas de tiempo tanto en desarrollo técnico como a la hora de que el trabajador lleve a cabo las tareas.

Antes de comenzar a segmentar los pasos para crear un CRM queremos mostraros los beneficios de usar CRM en tu negocio.

  • Mejora exponencial de la productividad.
  • Perfeccionamiento del proceso de compra y la conversión.
  • Automatización de tareas.
  • Optimización de tiempos de ejecución y del equipo de recursos humanos.
  • Estar en posesión de información relevante de cada cliente de cara a mejorar la estrategia de venta y retargeting.
  • Mejora en el servicio de atención al cliente.

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Pasos para implementar un CRM en una empresa

Paso 1: Analizar las necesidades empresariales

A la hora de implementar un nuevo software en tu negocio hay que tener presente cuáles son los objetivos a alcanzar y las necesidades a cubrir para conseguir mejorar la productividad, el rendimiento y por ende, aumentar los beneficios.

Para dar el salto a la digitalización se necesita tener dos puntos clave: conocer con gran precisión la forma de trabajo de la empresa y cuál es su leitmotiv.

En este primer punto aconsejamos plantear y ejecutar las siguientes acciones:

  1. Localiza en qué departamentos se necesitan mejorar los procesos. Dentro de un CRM se gestionan los de Recursos Humanos, Ventas, Comercial y Atención al Cliente.
  2. Reúnete con los responsables de los departamentos seleccionados para conocer de primera mano los puntos que precisan de evolucionar.
  3. Especificar los requisitos técnicos y funcionales del CRM que queremos implementar.
  4. Pautar y planificar, junto a la empresa especializada en software, las fases, los tiempos de ejecución, el personal que va a precisarse para la ejecución del proyecto y el presupuesto final.

Paso 2: Diseño funcional

En esta fase nos centraremos en llevar a cabo la toma de requisitos y realizar el análisis del diseño.

En cuanto a la segunda acción, nos centramos en el diseño de los procesos de negocio.

Pongamos un ejemplo. Si tu empresa quiere modificar el nombre de uno de los botones o una adaptación de un formulario, esta información es la que tenemos que proyectar y definir cuál será el nuevo nombre y donde estará colocado, el color, el tamaño, etc.

Con toda esta información crearemos un documento específico donde estarán albergados todos los puntos a ejecutar en la siguiente fase de desarrollo.

Paso 3: Desarrollo del software CRM

Seguimos indagando en los pasos a seguir en la implementación de un CRM y llega el turno de que los desarrolladores empiecen a picar código y a dar forma a cada uno de los desarrollos establecidos anteriormente.

Se encargarán de programar los requisitos con el claro objetivo de obtener un software sólido y que cubra cada una de las necesidades del cliente.

La manera de cotejar que los procesos se ejecutan de manera óptima es testeándolos mediante baterías de pruebas.

Una vez todo funciona de manera correcta, según los parámetros establecidos en el documento funcional, entrará en la fase UAT donde se precisará de la validación por parte del cliente.

Y después de esto, ¡nos vamos al lanzamiento!

Paso 4: Go live

Llegamos a la última parte del proceso y a una de las más relevantes, la puesta en marcha del CRM a medida.
Una vez tenemos todo preparado y validado se produce la subida a producción donde realizaremos no solo la subida a desarrollo, sino también realizaremos la parametrización y haremos la carga de datos.

Desde Isvisoft, somos conscientes que para muchos trabajadores no es sencillo comenzar a trabajar con un software nuevo por primera vez. Por ello, dentro de nuestros servicios también incluimos un servicio de capacitación para que cada uno de los trabajadores puedan tener una curva de aprendizaje paulatina y consigan manejarlo de manera óptima.

Paso 5: Mantenimiento del CRM

Una vez cumplimentados los pasos para crear un CRM no cerramos este proceso.
Ya que cuando hemos procedido a la instalación del programa nuestro trabajo no acaba aquí.

Para nosotros es fundamental que el equipo de consultores esté presente durante el proceso dando continuidad al proyecto y resolviendo cualquier tipo de incidencia que pueda surgir durante su puesta en marcha y su uso.

Cómo migrar tu antiguo sistema al nuevo CRM

Uno de los temores que suelen comunicarnos los clientes a la hora de plantear una implementación de CRM es que ya cuentan con uno y temen que al cambiar al nuevo se produzca una pérdida de datos.

Ante eso, siempre recalcamos que no hay que tener miedo ya que durante el proceso de Go live nuestro equipo se encarga de analizar los datos maestros (clientes, proveedores, productos …) y transformarlos para su integración en el nuevo CRM, sin que durante el proceso que produzca algún tipo de pérdida.

En el nuevo software tendremos que ejecutar cambios tanto técnicos como de usabilidad en base a las necesidades que la empresa haya especificado.

Si además de este tipo de modificaciones nos encontramos que la empresa quiere mantener en su base de datos todos los datos del histórico, podemos realizarlo. Tendremos que analizar los datos previos contenidos y analizaremos cómo se pueden integrar en el nuevo CRM sin que haya pérdidas.

Todas estas acciones se pueden implementar sin problema alguno y de manera óptima consiguiendo que el sistema de trabajo se optimice y los recursos humanos sean más productivos.

¿Por qué debo implementar un CRM en mi empresa?

Como ya hemos visto a la lo largo del artículo, si quieres que tu sistema empresarial mejore en cada uno de los departamentos comentados, tienes que implementar un CRM personalizado.

Mejoras en la productividad, en el rendimiento, en la administración, en la gestión de las bases de datos o la calidad del servicio son algunos de los beneficios que obtendrás si sabes cómo implantar un CRM.

Una solución de negocio al alcance de todo, ya que desde Isvisoft elaboramos y diseñamos CRM personalizados tanto para pequeñas como para grandes empresas.

Uno de los aspectos que debemos tener siempre presentes es que si queremos que nuestro CRM esté adaptado a todos los cambios que puedan producirse en nuestro negocio, nuestro software tiene que ser incremental e ir mimetizándose con las nuevas funcionalidades que se precisen.

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