A la hora de gestionar la logística de un negocio, el primer paso será el de seleccionar el tipo de tecnología con la que vamos a utilizar para coordinar todas las tareas internas y externas. Y en este punto, es en el que hay que valorar qué opción será la más adecuada para potenciar nuestra rentabilidad y productividad, si un software de gestión ERP o directamente un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA).
Todas las empresas tienen la necesidad de contar con sistemas de información que les permitan el manejo masivo de datos desde una misma plataforma para establecer una estrategia de trabajo eficiente.
Sin embargo, hay muchas ocasiones en las que no se conoce el alcance de cada uno de los productos tecnológicos que hay disponibles en el mercado.
¿Voy a necesitar una base de datos centralizada? ¿Me conviene contar con un solo programa específico? ¿Podré facturar al mismo tiempo que coordinar los picking …?
En el artículo de hoy, vamos a desgranar las diferencias entre los Software de gestión ERP para logística y los SGA para que, si tienes la necesidad de implementar uno de ellos en tu empresa, cuentes con toda la información relativa al tema desde el primer momento.
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¿Qué es un ERP y un Sistema de Gestión de Almacén?
Los ERP (Enterprise Resource Planning) son Sistemas de Gestión Global donde se encuentran integrados diferentes módulos de trabajo que tienen relación directa con los departamentos más relevantes dentro de un negocio.
Habitualmente, encontramos los siguientes:
- Finanzas.
- Contabilidad.
- Ventas.
- Compras.
- Suministros.
- Recursos humanos.
- Marketing.
- Comercial.
- Logística.
- I+D
Se trata de un programa centralizado donde se unifican diversas áreas de negocio y se trabaja desde el mismo entorno, consiguiendo tener toda la información ubicada en una misma aplicación.
Por otro lado, tenemos los SGA (Warehouse Management System), que, en este caso, se definen como un software empresarial que gestiona, integra, coordina y optimiza toda la logística integral de un almacén, pero no incluye ningún otro tipo de operación que esté relacionada con el resto de los departamentos del negocio.
¿Cuáles son sus funciones principales?
- Control de existencias.
- Distribución y ubicación del stock.
- Rotaciones.
- Reposición y picking.
- Especificaciones de productos.
- Optimización del espacio de almacenaje.
- Regularización de existencias.
- Control de recepción y salida de mercancías.
- Trazabilidad de mercancías.
Dado que se trata de un software con unas especificaciones muy concretas y amplias, te dejamos un artículo que nuestro equipo preparó donde desglosamos todos los beneficios de un SGA para que antes de seleccionar la solución tecnológica que más conviene a tu negocio, tengas toda la información a tu alcance.
En ambos casos, podemos afirmar que los objetivos de negocio son compartidos:
- Mejorar la productividad y el rendimiento del equipo de trabajo.
- Optimizar los tiempos de ejecución y los procesos.
- Automatizar al máximo las tareas.
Diferencias entre un SGA y un software de gestión ERP para logística
Grosso modo puede parecer que las funcionalidades de estas dos tipologías de programas son iguales, pero la principal diferencia entre ambas es el nivel de especialización sobre la materia.
Como ya hemos explicado anteriormente, un ERP cuenta con diferentes módulos, entre los que incluye en SGA embebido. Y los SGA se centralizan en la gestión íntegra solo de los almacenes y las rotaciones de todo lo que ocurre en su interior.
Pero, ¿cuál de estas dos opciones es mejor para mi negocio?
No hay una respuesta rotunda, ya que todo va a depender de para qué lo quieras usar.
Para ello te vamos a dejar un listado con las principales diferencias entre ambas opciones para que te ayuden a esclarecer los pros y contras de cada una.
Y no hay que perder de vista, que ambos pueden estar almacenados en servidor local o en Cloud, como el caso de los tan aclamados ERP en la nube.
Integración
El nivel de integración de un ERP no tiene rival discutible, puesto que desde una misma plataforma tendrás acceso a todos los departamentos de tu empresa.
Sin embargo, si estamos ante una empresa de logística y de distribución, el nivel de recursos específicos que va a precisar será mucho mayor que las opciones que pueda brindar el módulo de logística de un ERP.
Véase operaciones más complejas como seguimiento de productos, sistema de picking, ubicaciones y distribuciones internas o cross-docking.
Pero con esto no queremos decir que ningún ERP tenga acceso a estas funcionalidades, ya que al tratarse de sistemas modulares pueden ampliarse. Sin embargo, habrá que realizar un estudio previo de la solución tecnológica de la que se dispone y ver si es viable dicha ampliación de funciones, y en el caso de que sea afirmativo, esto conllevará un incremento del tiempo de integración y un mayor coste para la empresa.
Es importante no perder de vista, que llevar a cabo una integración no es tan sencillo.
Supone un gasto monetario extra, una inversión de recursos temporales y en ciertos momentos, paradas en el sistema de trabajo, por lo que hay que pensar detenidamente en qué momento es mejor realizar estos procesos para evitar tener pérdidas puntuales.
Especialización
Ya hemos visto que el ERP gestiona diferentes módulos heterogéneos como pueden ser recursos humanos, finanzas, comercial, y por supuesto, logística. Y que el SGA tiene un grado de especialización muy concreto en la materia (interacción con dispositivos externos, consideración y movimientos de almacén, gestión de tareas concretas o especificación de rutas, entre muchas otras).
Si tu negocio se encuentra en su fase de arranque quizás contar con un ERP puede ser una solución inicial, pero si se trata de una empresa especializada en el sector logístico y su expansión cada vez es mayor, quizás la decisión más acertada será la de la implementación de un Sistema de Gestión de Almacén.
Todo va a depender del tipo de empresa con el que se trabaje, el presupuesto del que se disponga y de si se está interesado en aumentar el ROI a medio – largo plazo.
Coste económico
Este punto dependerá, como mencionamos anteriormente, del tipo de negocio con el que se trabaje. Ya que, si tu empresa no está especializada en el mundo de la logística al 100%, quizás implementar un SGA no sea la solución más beneficiosa porque habrá un gran número de funcionalidades que nunca usarás y supondrá un aumento importante del coste en tu partida presupuestaria.
En estos casos, como puede ocurrir con empresas que necesiten llevar a cabo una gestión de inventario y almacén estándar, la mejor solución es trabajar directamente con un ERP que cuente con una solución integrada de almacenes.
Te supondrá un gasto más reducido en referencia al control de almacén, aunque en el cómputo global sea mayor, pero al mismo tiempo dispondrás de diferentes áreas de negocio integradas.
Es decir, si un SGA te supone 10 y un ERP 20 puedes pensar que no es rentable la segunda opción, pero piensa que con el SGA solo controlas el área de logística, con el ERP también contabilidad, finanzas, marketing, comercial …
Si después de conocer todo sobre el SGA y el software de gestión ERP para logística sigues con dudas acerca de qué sistema es mejor para tu empresa, contacta con nuestro equipo de desarrollo de software y analizaremos tu modelo de negocio de manera personalizada viendo qué opción te supondría mayores beneficios y menores costes.
Pero antes, debes hacerte una serie de preguntas clave que te servirán para tomar la decisión más acertada:
- ¿Cuál es la función principal de mi negocio?
- ¿Qué volumen de dato manejo diariamente?
- ¿Necesito tener una base de datos centralizada?
- ¿Cuento con diferentes departamentos?
- ¿Qué partida presupuestaria hay?
- ¿Dispongo de un equipo de IT interno?
Una vez tengas todas estas respuestas, podrás determinar de manera más directa cuál es la solución tecnológica que más conviene a tu actividad empresarial.
