Definir el precio de un ERP en Colombia, siempre va a depender de las características y/o necesidades técnicas de las que disponga el software en cuestión.
Invertir en un sistema ERP para tu negocio supondrá que una parte de la partida presupuestaria vaya destinada a financiar ciertos recursos técnicos que te proporcionarán una mayor rentabilidad, productividad y optimización del personal humano y de los diferentes procesos de negocio que se van a automatizar.
Independientemente de lo comentado anteriormente, el costo del ERP va a depender directamente de diversos factores, como son:
- El nivel de personalización.
- El tamaño de la empresa.
- Las necesidades técnicas.
- El número de módulos.
- El número de usuarios y licencias.
- On-premise o en la nube.
No es lo mismo los costos de un ERP para PYMES en Colombia que si estamos estructurando una empresa multinacional con diferentes sucursales a nivel mundial.
Pero antes de comenzar a desglosar el coste de un ERP en Colombia, te recomendamos que conozcas a fondo que es un ERP.
¿Qué beneficios puede aportar a tu empresa un sistema de gestión de recursos?
- Mejora la eficiencia y la productividad de los procesos y los equipos.
- Facilita la toma de decisiones estratégicas.
- Integración con otros software empresariales.
- Alto nivel de seguridad y protección de los datos.
- Escalabilidad de los procesos.
- Control de la duplicidad de datos.
- Automatización de tareas.
- Accesibilidad a la información.
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Factores para calcular los costos del ERP en Colombia
Dependiendo del tipo de negocio que quiere implementar un ERP, las necesidades serán diferentes.
Sin embargo, el desarrollo de un sistema de gestión empresarial tendrá unos factores en común para todos.
Desglosamos los principales.
1. Hardware
El precio del hardware siempre va a depender del equipamiento con el que cuente la empresa previamente a la implementación. Es decir, si ya dispones de equipos suficientes para todos los usuarios, servidores y demás elementos, el coste será menor.
Pero, además de esto, hay un factor que será determinante en los costes de un ERP en Colombia, con respecto a hardware, como es donde va a estar alojado. Tenemos dos opciones:
ERP On-premise
Esta primera opción es algo más cara, debido a que la empresa va a tener que hacer un desembolso en infraestructura tecnológica:
- Servidor.
- Red local.
- Gestión de la seguridad y las copias de la información (respaldo).
- Gestión de la base de datos.
Disponer de un ERP On Premise suele darse en casos de empresas de gran dimensión con una estabilidad y una gran accesibilidad a los recursos económicos.
ERP en la nube
Los sistemas ERP en la nube tienen una gran ventaja en el ámbito de la inversión, ya que no será preciso invertir en hardware porque es un aspecto del que se encargará el proveedor del servicio directamente.
Tampoco habrá que hacer frente a los gastos de seguridad y de red local de servidor ya que todo está incluido en el pack.
Lo que hay que tener presente es el gasto de la suscripción a este servicio, que suele rondar en torno al 25% del presupuesto total.
2. Desarrollo e implementación
El costo más elevado dentro del precio de un ERP en Colombia va a ser el desarrollo del mismo, siempre que sea personalizado.
¿Qué incluye esta partida?
- Consultoría previa y análisis de las necesidades del negocio.
- Diseño de la herramienta (técnico e interfaz).
- Configuración interna del software.
- Testeo en el entorno de pruebas.
- Lanzamiento.
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3. Coste de las licencias
Las licencias son uno de los factores más determinantes dentro del precio de un ERP en Colombia o en otro país del mundo.
Suele ser el coste fijo más elevado que encontramos dentro de un presupuesto y su precio va a depender de las tarifas de cada proveedor de servicios, y no de la empresa desarrolladora de software.
A la hora de seleccionar las licencias, habrá que determinar, previamente, las funciones de cada uno de los usuarios y los módulos de acceso.
Y tener presente, que, a mayor volumen de usuarios, el coste de la licencia será algo menor, ya que suelen ofrecer paquetes de gran volumen para abaratar y facilitar el acceso al software.
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4. Formación
Una vez implementado el ERP en la empresa, llega el turno de que los trabajadores comiencen a utilizarlo.
Independientemente del grado de complejidad de la interfaz de usuario, la empresa desarrolladora tiene que realizar formaciones a los team líder de cada departamento para explicarles el correcto funcionamiento de todas y cada una de las herramientas y módulos de los que se compone el software.
Aquí entra un juego una variable importante, si se trata de un programa desarrollado de manera personalizada o si es una herramienta comercial enlatada.
En este segundo caso, los empleados seguramente hayan podido emplearla con anterioridad, por lo tanto, la curva aprendizaje será más rápida. Pero, si se trata de un programa personalizado, el tiempo que hay que invertir en la formación será mucho mayor.
En ambos casos, debido a la complejidad del entorno de usabilidad de ambas opciones, es necesario una amplia formación por parte de la empresa desarrolladora.
Para esto se necesita que la empresa proveedora disponga de profesionales especializados en la herramienta que sepan sacarle el máximo rendimiento a las necesidades técnicas y funcionales de tu negocio.
Habitualmente, en el presupuesto inicial está incorporada esta partida presupuestaria, con unas horas de formación concretas. En el supuesto de que la empresa precise de más horas de formación, tendrá que valorarse presupuestariamente en una partida aparte del coste del ERP en Colombia estipulado.
5. Coste del mantenimiento y actualizaciones
A nivel de mantenimiento, también habrá que diferenciar si se dispone de un ERP en la nube o local.
Pero en ambos casos, es totalmente indispensable contar con una empresa proveedora que te acompañe durante todo el proceso posterior a la implementación del ERP. Ya que es habitual que, durante el transcurso del desarrollo de la actividad diaria del negocio, surjan diferentes tipos de inconvenientes como pueden ser:
- Actualizaciones del sistema.
- Corrección de errores.
- Nuevas integraciones.
- Inserción de nuevas funcionalidades.
- Incidencias técnicas.
O Cualquier otra necesidad que haya ido surgiendo conforme ha ido evolucionando la actividad empresarial.
Por ello, es imprescindible disponer de una empresa de desarrollo de software que lleve a cabo el mantenimiento independientemente de donde esté alojado el software.
Sin olvidar, que es muy necesario contar con un proveedor de servicios que esté disponible para cualquier consulta técnica o falla en el sistema, o si fuera preciso tener que acudir a tu negocio para solventar la problemática que haya surgido.
Sin embargo, además de tener en cuenta los anteriores factores citados, hay que tener presente que pueden darse otros costes ocultos para definir el precio de un ERP en Colombia.
Costes ocultos de un ERP en Colombia
Al hablar de costes ocultos de un ERP, hacemos referencia a aquellos elementos que no han sido desglosados en la oferta o presupuesto.
Dependiendo del nivel de complejidad del desarrollo y la implementación del ERP pueden surgir diversas trabas que harán que el proyecto tenga un coste superior al pactado inicialmente.
Éste es un hecho que hay que valorar con la empresa de desarrollo de software, antes de firmar el contrato con ellos, y en algunos casos, se puede introducir una cláusula que contemple esta situación.
Es complejo poder determinar cuánto cuesta un ERP en Colombia de manera milimétrica, ya que no siempre se pueden determinar cuáles pueden llegar a ser estos costes ocultos. Esto se debe a que en la mayoría de las ocasiones son complejos de identificar previamente.
Sin embargo, algunos de los costes ocultos más habituales que suelen darse son los siguientes:
- Ampliación del sistema de módulos por necesidades de la empresa.
- Migraciones de información no previstas inicialmente.
- Integraciones nuevas.
- Nuevas formaciones por dificultades en la curva de aprendizaje del personal.
- Adquisición de nuevas licencias.
- Cambios en los requerimientos técnicos del cliente.
- Horas extras de consultoría.
